La gestion des événements avec The Events Calendar

Découvrir l’interface

Une fois The Events Calendar installé sur votre site, une rubrique Évènements apparaît dans la barre latérale de votre tableau de bord WordPress.

Voici ce que contient ce sous-menu.

Évènements : la liste de tous vos événements publiés et en brouillon. Votre point d’entrée principal pour retrouver, modifier ou supprimer un événement existant.

Ajouter un évènement : un raccourci direct vers la création d’un nouvel événement.

Catégories d’évènements : la liste des catégories disponibles. Vous pouvez en créer de nouvelles ou modifier les existantes.

Étiquettes : similaires aux catégories mais plus libres. Rarement utilisées, elles permettent des regroupements transversaux entre événements.

Lieux : la liste de tous les lieux enregistrés sur votre site. Un lieu créé ici peut être réutilisé sur plusieurs événements sans avoir à le ressaisir.

Organisateurs : idem pour les organisateurs. Utile si plusieurs associations ou entités organisent des événements sur votre site.

Réglages : les paramètres de l’extension. Nous vous déconseillons d’y toucher sans nous consulter.

Vous ne devriez pas avoir besoin des autres entrées du sous-menu (Importer, Aide, Dépannage, Modules d’évènement) : elles sont déjà configurées pour vous.

 

La page agenda

Votre site dispose d’une page agenda qui affiche tous vos événements publiés. Cette page est gérée automatiquement par The Events Calendar : chaque événement que vous publiez y apparaît sans action supplémentaire de votre part.

[CAPTURE : page agenda du site avec la vue liste par mois, les événements et leurs informations visibles]

Les vues disponibles

The Events Calendar propose plusieurs façons d’afficher vos événements côté visiteur. La vue active sur votre site a été choisie et configurée par LAHPLAB selon vos besoins. Les vues les plus courantes sont :

Vue liste : les événements s’affichent les uns sous les autres, regroupés par mois, du plus proche au plus lointain. C’est la vue la plus lisible pour un agenda chargé.

Vue mois : un calendrier mensuel classique. Chaque événement apparaît sur sa date.

Vue jour : tous les événements d’une journée précise.

La vue par défaut et les vues disponibles pour vos visiteurs sont configurées dans les réglages. Si vous souhaitez en changer, contactez-nous.

Les filtres par catégorie

Si votre agenda affiche des événements de plusieurs types ou organisateurs différents, des filtres peuvent être mis en place pour permettre à vos visiteurs de n’afficher que les événements qui les intéressent.

Ces filtres fonctionnent sur la base des catégories d’événements que vous assignez à chaque événement. Par exemple, si vous avez des catégories “Événement interne”, “Partenaire” et “Formation”, un visiteur peut cliquer sur “Formation” pour ne voir que ces événements.

Pour qu’un événement apparaisse dans le bon filtre, il suffit de lui assigner la bonne catégorie lors de sa création. C’est tout ce que vous avez à faire : la mise à jour des filtres est automatique.

La mise en page de la page agenda et des filtres est gérée via Divi. Attention, toute modification visuelle entrainera des changements majeur dans l’affichage de votre calendrier.

Créer un événement

Cliquez sur Évènements > Ajouter un évènement dans le tableau de bord pour ouvrir la fiche de création.

Étape 1 : le titre

Saisissez le nom de votre événement dans le champ titre en haut de la page. C’est ce titre qui apparaîtra sur la page agenda et dans les résultats de recherche.

Étape 2 : le contenu visuel

Le contenu visuel de votre événement (mise en page, textes, images, boutons) est géré via le Theme Builder de Divi. Cela signifie que tous vos événements partagent le même gabarit visuel, défini une seule fois par LAHPLAB. Vous n’avez pas à vous occuper de la mise en forme : vous remplissez les champs et le gabarit fait le reste.

Étape 3 : les informations pratiques

Juste en dessous de la zone de contenu, vous trouverez le bloc Event Calendar. C’est ici que vous saisissez toutes les informations pratiques de votre événement. Ces informations ne passent pas par Divi : elles ont leur propre interface dédiée.

Voici les champs disponibles :

Date et heure : la date de début et de fin de l’événement, avec les heures de début et de fin. Si votre événement dure plusieurs jours, indiquez les deux dates. Vous pouvez aussi cocher “Toute la journée” si l’heure n’est pas pertinente.

Lieu : sélectionnez un lieu existant dans le menu déroulant, ou créez-en un nouveau directement depuis ce champ. Un lieu enregistré ici sera disponible pour tous vos futurs événements.

Organisateur : idem. Sélectionnez un organisateur existant ou créez-en un nouveau.

Site web de l’événement : un lien vers une page externe si l’événement a son propre site ou page d’inscription ailleurs.

Prix : le prix d’entrée affiché à titre informatif sur la fiche de l’événement. Ce champ est purement indicatif et n’est pas lié à la billetterie (voir section dédiée).

Point important : si vous ne remplissez pas un champ, celui-ci n’apparaîtra pas sur la fiche de l’événement côté visiteur. Vous n’êtes pas obligé de tout remplir.

Étape 4 : l’extrait

Dans la colonne de droite, remplissez le champ Extrait. C’est un court résumé de l’événement (2 à 3 lignes) qui apparaît dans la vue liste de votre agenda, sous le titre. Ne le confondez pas avec la description complète : l’extrait doit être court et incitatif.

Étape 5 : la catégorie

Cochez la ou les catégories correspondant à votre événement dans le panneau Catégories d’évènement dans la colonne de droite. Si aucune catégorie ne correspond, vous pouvez en créer une nouvelle directement depuis ce panneau.

Étape 6 : l’image mise en avant

Ajoutez une image mise en avant via le panneau Image mise en avant dans la colonne de droite. Cette image représente votre événement dans la liste de l’agenda et en haut de sa fiche. Privilégiez un format 16:9 pour un affichage optimal.

Étape 7 : publication

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Publier” pour mettre l’événement en ligne immédiatement. Il apparaîtra alors automatiquement sur votre page agenda.

Si vous souhaitez travailler en plusieurs fois, cliquez sur “Enregistrer le brouillon”. L’événement ne sera pas visible par vos visiteurs tant qu’il n’est pas publié.

Une fois publié, vous pouvez continuer à modifier l’événement à tout moment. Le bouton de publication devient alors “Mettre à jour”.

 

 

Les événements récurrents

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec Events Calendar Pro. Si votre site dispose de cette extension, vous pouvez créer des événements récurrents comme expliqué ci-dessous. Si vous n’êtes pas sûr·e de la version installée sur votre site, contactez-nous.

Si un événement se répète régulièrement (chaque semaine, chaque mois, etc.), vous pouvez le configurer comme événement récurrent plutôt que de le créer manuellement à chaque fois.

Dans la fiche de création de l’événement, cochez l’option “Évènement récurrent” dans le bloc Event Calendar. Un panneau de configuration s’ouvre pour définir la fréquence de récurrence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ou personnalisée.

Vous pouvez définir une date de fin pour la récurrence, ou laisser l’événement se répéter indéfiniment.

Modifier un événement récurrent

Quand vous modifiez un événement qui fait partie d’une série récurrente, The Events Calendar vous demande si vous souhaitez modifier :

Uniquement cet événement : seule l’occurrence sélectionnée est modifiée. Les autres restent inchangées. Utile pour signaler une exception (lieu différent, horaire décalé…).

Tous les événements de la série : toutes les occurrences passées et futures sont modifiées. Utile pour corriger une information générale.

Cet événement et les suivants : l’occurrence sélectionnée et toutes celles qui viennent après sont modifiées.

Réfléchissez bien à votre choix avant de confirmer : une modification “tous les événements” ne peut pas être annulée facilement.

 

Gérer les lieux et les organisateurs

Les lieux

Rendez-vous dans Évènements > Lieux pour voir la liste de tous les lieux enregistrés sur votre site.

Pour ajouter un lieu : cliquez sur “Ajouter un lieu”. Remplissez le nom, l’adresse, la ville, le pays, et éventuellement le site web et le numéro de téléphone. Une fois enregistré, ce lieu sera disponible dans le menu déroulant de tous vos futurs événements.

Pour modifier un lieu existant : survolez son nom et cliquez sur “Modifier”. Toute modification d’un lieu s’applique automatiquement à tous les événements qui l’utilisent.

Les organisateurs

Le fonctionnement est identique. Rendez-vous dans Évènements > Organisateurs pour gérer vos organisateurs. Vous pouvez y renseigner le nom, l’email, le téléphone et le site web de chaque organisateur.

 

Gérer les catégories

Rendez-vous dans Évènements > Catégories d’évènements pour voir et gérer vos catégories.

Pour ajouter une catégorie : remplissez le champ “Nom” dans le formulaire à gauche et cliquez sur “Ajouter une nouvelle catégorie d’évènement”. Vous pouvez aussi lui associer une catégorie parente pour créer une hiérarchie.

Pour modifier ou supprimer une catégorie : survolez son nom dans la liste à droite et cliquez sur “Modifier” ou “Supprimer”.

Les catégories ont deux utilités principales. D’un côté, elles permettent à vos visiteurs de filtrer les événements sur la page agenda. De l’autre, elles vous aident à organiser votre catalogue d’événements dans le tableau de bord.

Attention : supprimer une catégorie ne supprime pas les événements qui y sont associés. Ces événements se retrouvent simplement sans catégorie.

 

Ajouter une billetterie à un événement

 

La billetterie est gérée par Event Tickets (pour les inscriptions gratuites) et Event Tickets Plus (pour la vente de billets payants via WooCommerce). Les deux peuvent coexister sur le même événement.

Attention, l’extension Event Ticket Plus est payante. Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations à son sujet !

Événement gratuit avec inscription (RSVP)

Si votre événement est gratuit mais que vous souhaitez que les participants s’inscrivent, utilisez la fonctionnalité RSVP. Elle permet de collecter les noms et emails des participants sans passer par un paiement.

Dans la fiche de l’événement, faites défiler jusqu’au bloc Billets, puis cliquez sur “+ Nouveau RSVP”.

[CAPTURE : bloc Billets dans la fiche d’un événement avec le bouton “+ Nouveau RSVP” visible]

Remplissez les champs suivants :

Nom : le nom de votre RSVP (par exemple : “Inscription gratuite”).

Capacité : le nombre maximum de participants. Laissez vide pour une capacité illimitée.

Date de début et de fin des inscriptions : la période pendant laquelle les visiteurs peuvent s’inscrire.

Cliquez sur “Enregistrer” pour valider. Le formulaire d’inscription apparaîtra automatiquement sur la fiche de l’événement.

Événement payant avec WooCommerce (Event Tickets Plus)

Pour vendre des billets payants, utilisez la fonctionnalité Billet via Event Tickets Plus. Le paiement est traité par WooCommerce, ce qui signifie que chaque achat de billet génère une commande WooCommerce.

Dans le bloc Billets, cliquez sur “+ Nouveau billet”.

[CAPTURE : bloc Billets avec le formulaire de création d’un billet payant visible, champs nom, prix et capacité]

Remplissez les champs suivants :

Nom : le nom du type de billet (par exemple : “Tarif plein”, “Tarif réduit”, “Membre”…).

Prix : le prix du billet en euros. Indiquez 0 pour un billet gratuit.

Capacité : le nombre de billets disponibles pour ce type. Laissez vide pour illimité.

Date de début et de fin de vente : la période pendant laquelle le billet est en vente.

Classe de TVA : vérifiez que la classe de TVA est bien réglée sur “Taux réduit” pour les billets d’événements en Belgique (TVA à 6 %). Voir le tutoriel dédié à la TVA pour plus de détails.

Cliquez sur “Enregistrer le billet” pour valider. Le billet apparaîtra dans le bloc de billetterie sur la fiche de l’événement.

Capacité partagée entre plusieurs types de billets

Si vous proposez plusieurs types de billets (tarif plein + tarif réduit) mais avec une capacité totale commune, vous pouvez activer la capacité partagée. Par exemple : 100 places au total, que les visiteurs achètent en tarif plein ou réduit. Une fois les 100 places épuisées, tous les types de billets passent en rupture automatiquement.

Cette option est disponible dans les réglages de capacité du bloc Billets. Contactez-nous si vous avez besoin de la configurer.

 

Gérer les billets et les participants

Voir la liste des participants

Pour chaque événement avec billetterie, vous pouvez accéder à la liste complète des inscrits ou acheteurs. Depuis la liste des événements dans le tableau de bord, survolez le nom de l’événement et cliquez sur “Participants” (ou “Attendees”).

Vous y voyez pour chaque participant : son nom, son adresse email, le type de billet acheté, la date d’achat, et le statut du billet (valide, annulé, check-in effectué…).

Exporter la liste des participants

Depuis la liste des participants, cliquez sur le bouton “Exporter CSV” pour télécharger la liste complète au format tableur. Utile pour préparer un accueil, envoyer des informations complémentaires, ou tenir un registre.

Modifier ou annuler un billet

Depuis la liste des participants, vous pouvez modifier manuellement le statut d’un billet : le marquer comme utilisé, l’annuler, ou le rembourser. Pour les billets payants, le remboursement doit être effectué séparément depuis WooCommerce ou depuis Stripe.

Les commandes liées aux billets

Chaque achat de billet payant génère une commande WooCommerce. Vous pouvez la retrouver dans WooCommerce > Commandes comme n’importe quelle autre commande. Le statut de la commande et le statut du billet sont liés : une commande annulée annule automatiquement le billet correspondant.

Les emails automatiques

Quand un participant s’inscrit ou achète un billet, il reçoit automatiquement un email de confirmation avec son billet en pièce jointe (sous forme de PDF ou de QR code selon votre configuration). Vous recevez également une notification.

Ces emails sont configurés et ne nécessitent pas d’action de votre part. Si vous souhaitez modifier leur contenu, contactez-nous.

Ce que vous pouvez faire seul·e, ce qui nécessite l’aide de  LAHPLAB 🙂

Ce que vous pouvez gérer en autonomie

Créer, modifier et publier un événement. Ajouter ou modifier un lieu ou un organisateur. Créer et gérer les catégories d’événements. Ajouter un billet gratuit (RSVP) ou payant à un événement. Modifier le prix ou la capacité d’un billet existant. Consulter et exporter la liste des participants. Modifier le statut d’un participant (présent, annulé…).

Ce qui nécessite de nous contacter

La mise en page de la page agenda et des fiches événements : ces pages sont gérées via Divi. Toute modification visuelle nécessite notre intervention.

Les réglages de l’extension : les paramètres de The Events Calendar (vues disponibles, options d’affichage, intégrations) sont configurés pour votre site. Ne les modifiez pas sans nous consulter.

La configuration de la TVA sur les billets : les taux de TVA sont configurés dans WooCommerce. Vérifiez simplement que la classe de TVA “Taux réduit” est bien sélectionnée sur chaque nouveau billet, et contactez-nous pour tout réglage plus avancé.

La capacité partagée entre types de billets : cette fonctionnalité nécessite une configuration spécifique. Contactez-nous avant de la mettre en place.

Les remboursements de billets payants : le remboursement doit être traité correctement entre WooCommerce et Stripe pour éviter toute incohérence. Contactez-nous en cas de doute.

L’ajout de champs personnalisés sur les formulaires d’inscription (disponible avec Event Tickets Plus) : si vous souhaitez collecter des informations supplémentaires auprès de vos participants (taille de t-shirt, régime alimentaire…), cette configuration nécessite notre intervention.

 

Avril 2026 — LAHPLAB